一、建立收发文簿。凡上级来文、兄弟商会、有关部门、单位函件；会员企业的来文、建议、意见、情况反映的书面材料；商会对上的报告、请示、函件等都要分门别类登入收发文本，并编号存档。
二、文稿的起草打印。商会对上、对下、对外的报告、请示和各种函件由工作人员起草，由秘书长审定、送会长签发。一般事务性函件由办公室主任审定签发。
三、建立会员档案。会员档案是会员身份的重要依据，办公室要为每一位会员单独建立会员档案袋。包括入会申请书、会员登记表、会员企业简介、会员身份证复印件、会员照片，并严格保守会员企业的商业秘密。
四、电脑、电话、传真、复印机等办公用品是商会公务活动的重要工具，不得为私事随意使用，办公使用也要注意质量、时限、有效性，一切以节约、高效为准则。